Grundsätzlich darf vom Unternehmer nur eine von einem anderen Unternehmer gesondert in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden. Weiters muss – mit Ausnahme von Anzahlungen – auch die Leistung bereits erbracht worden sein. Im Falle eines Istbesteuerers (also eines Unternehmers, der die eigene Umsatzsteuer bei Vereinnahmung des Entgelts schuldet) kann der Vorsteuerabzug erst mit Bezahlung der Eingangsrechnung geltend gemacht werden.

Bei einem Sollbesteuerer, der die Umsatzsteuer bei Rechnungslegung abführen muss, stellt sich die Frage, in welchem Zeitpunkt bzw. in welcher Umsatzsteuervoranmeldung er den Vorsteuerabzug aus einer Eingangsrechnung geltend machen kann. Diese Frage wird aus Sicht des Unionsrechts und der Judikatur anders beantwortet als von der Finanzverwaltung:
Aus unionsrechtlicher Sicht ist normiert, dass das Recht auf Vorsteuerabzug entsteht, wenn auch der Anspruch auf die Umsatzsteuer entsteht, also wann umgekehrt die Umsatzsteuer geschuldet wird. Um das Recht auf Vorsteuerabzug in Bezug auf die Lieferungen von Gegenständen und das Erbringen von Dienstleistungen ausüben zu können, muss nach der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie der Steuerpflichtige im Besitz einer entsprechenden Rechnung sein.

Laut den Umsatzsteuerrichtlinien der Finanzverwaltung hingegen ist der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung und somit das Rechnungsdatum maßgeblich. Langt eine im Veranlagungszeitraum ausgestellte Rechnung so verspätet beim Leistungsempfänger ein, dass er sie bei der Erklärung für den Veranlagungszeitraum nicht mehr berücksichtigen kann, ist es nicht zu beanstanden, nach Anmerkung des Datums des Einlangens auf der Rechnung den Vorsteuerabzug für den Veranlagungszeitraum des Einlangens zu berücksichtigen. Eine Rückdatierung der Rechnung ist allerdings unwirksam; ein derartiges Datum gilt nicht als Zeitpunkt der Rechnungsausstellung.

Aufgrund der unterschiedlichen Vorgaben von Seiten des Unionsrechts einerseits und der österreichischen Verwaltungspraxis andererseits haben Unternehmer in der Praxis ein Wahlrecht, den Vorsteuerabzug entweder im Monat des Rechnungsdatums oder im Monat des Einlangens der Rechnung geltend zu machen.

Tipp: Um Diskussionen mit dem österreichischen Finanzamt zu vermeiden, sollte allerdings bei Verbuchung der Rechnung im Voranmeldungszeitraum des Einlangens der Rechnung darauf geachtet werden, dass auf der Rechnung das verspätete Einlangen durch einen entsprechenden Vermerk das Eingangsdatum dokumentiert wird, etwa mittels Eingangsstempel.